یادداشت/روابط عمومی حلقه گمشده در گمرک

دنیای امروز دنیای ارتباطات است . در هر ثانیه میلیون ها واحد اطلاعاتی در سطح جهان رد و بدل می شود. از زمانی که تحولات زندگی بشر سرعت گرفت ، نیاز به اطلاعات و ارتباطات هر روز افزایش یافت و امروزه داشتن اطلاعات دقیق و به روز از نان شب هم برای مردم مهمتر است و هر که بیشتر بداند ، موفق تر است.

در سازمان های دولتی داشتن اطلاعات موثق ، دقیق و به موقع با توجه به هدف و ساختار ، بزرگ ترین سرمایه یک سازمان است و حیات یک سازمان به داشتن یک ارتباط دو سویه درون و برون سازمانی و انجام تبلیغات و کسب اطلاعات به روز و مفید بستگی دارد و این جاست که لزوم وجود روابط عمومی واقعی در سازمان ها نمایان می شود.

یرخی از علمای علم ارتباطات، وظایف و کارکردهای متعددی را برای روابط عمومی تعریف کرده اند که مهمترین آنها اطلاع رسانی (مدیر روابط عمومی باید همه اطلاعات درون و برون دستگاه را در اختیار داشته باشد) ، اقناع و ترغیب (راضی شدن ، هم جهت کردن دیگران با خود که ترکیب این دوکلمه یعنی تفاهم و همفکری و همکاری) ، توسعه مشارکت (ایجاد تبادل ، تعادل و تعامل و همراه شدن دیگران با دستگاه )می باشد و دو وظیفه فرعی شامل تشریفات(تحویل ، تکریم ، استقبال ، همراهی ، اسکان و پذیرایی یک شخصیت یا مهمان دستگاه ) وتبلیغات(اطلاع رسانی یک سویه درباره یک موضوع یا هدف خاص) که این دو ابزار کار روابط عمومی هستند نه وظیفه و هدف و ماهیت آن .

از این تعریف جایگاه ، نقش و اهمیت روابط عمومی مشخص می شود و جایگاه روابط عمومی در چارت سازمانی اکثر دستگاه ها بعد از مدیر دستگاه قرار گرفته و روابط عمومی به کلیه واحدهای دیگر اشراف دارد. این اشراف نه از حیث قدرت بلکه از حیث ضرورت است.

روابط عمومی در گمرک
گمرک نهادی ضروری برای کشور جهت تـأمین درآمـد، تـسهیل تجـارت و صـیانت از جامعـه محسوب می شود. این سازمان امـور مربـوط بـه جابجـایی کـالا و مـسافررا در سـطح بـین المللـی مدیریت می کند. دولت ها جهت به اجرا درآوردن مناسب برنامه ها و سیاست های مالی، اقتصادی و اجتماعی خود نیازمند سازمان گمرکی کارامـد و مـؤثر مـی باشـند.

در سازمان دولتی گمرک داشتن اطلاعات موثق، دقیق و به موقع با توجه به هدف و ساختارگمرک ، بزرگترین سرمایه سازمان محسوب می شود و سازمانی مانند گمرک برای روز بودن ، به داشتن یک ارتباط دوسویه درون سازمانی و برون سازمانی و انجام تبلیغات و کسب اطلاعات به روز و مفید احتیاج دارد و این جاست که لزوم وجود روابط عمومی واقعی در گمرک نمایان می شود.

با نگاهی به چارت سازمانی گمرک در بالاترین سطح روابط عمومی زیر نظر مدیرکل حوزه ریاست کل و روابط عمومی انجام وظیفه می نماید و واحد روابط عمومی در گمرکات کشور نیز در سطح حوزه نظارت یا اداره کل با یک کارشناس روابط عمومی زیر نظر مستقیم ناظر یا مدیر کل گمرک اداره می شوند، که البته طی چند سال اخیر با اضافه شدن پست سخنگوی گمرک و دبیر شورای اطلاع سانی گمرک بعلت موازی بودن وظیفه با روابط عمومی تا حدودی جایگاه روابط عمومی دچار آسیب گشته است.

• آنچه در نگاه اول در روابط عمومی گمرک به چشم می خورد عدم جایگاه مناسب اداری در روابط عمومی های گمرک است . (در روابط عمومی های گمرکات استان ها بالاترین سطح کارشناسی می باشد و هیچگونه ارتقای سازمانی برای آنان در نظر گرفته نشده که طی سنوات خدمت سبب دلسردی و بی انگیزگی کارشناسان زبده ومتخصص روابط عمومی شده و به کرات مشاهده شده که کارشناسان روابط عمومی طی آغازین سالهای خدمت به ناچار دنبال تغییر پست جهت ارتقا و دریافت مزایای بیشتر می شوند.
• در نشست ها ، جلسات و تصمیم گیری های مهم درون و برون سازمانی روابط عمومی بعنوان بازوی راست مدیران حضور نداشته و اکثرا گزارشات براساس الزام مدیران از متن سخنرانی آنان و خلاقیت های روابط عمومی ها نگارش می شود که سبب آسیب به اعتماد عمومی و کاهش ارتباط موثر با درون و برون سازمان و اطلاع رسانی شفاف و زود هنگام می گردد.
• کمبود نیرو در واحد روابط عمومی یکی دیگر از مشکلات روابط عمومی در گمرک می باشد . متأسفانه تعداد نیروهای متخصص و کارشناس در روابط عمومی بسیار اندک است به طوری که این نیروها چه به لحاظ تعداد و چه به لحاظ تخصص، جوابگوی نیاز سازمان نمی باشند.
• کمبود امکانات و تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری در واحدهای روابط عمومی گمرکات کشور کاملا مشهود است .
• نبود آموزش کافی و بهنگام و در طول سال همگام با پیشرفت های دنیای الکترونیک و دیجیتال دیگر مشکل در واحد روابط عمومی در گمرک است.
• دفاع از جایگاه روابط عمومی در مقابل دخالت های غیرمسئولانه واحدها و افراد در سازمان گمرک کاملا مشاهده می شود.
•  و نهایت اینکه عدم توجه کافی و وافی به واحد روابط عمومی در سازمان و در اکثرمواقع انگشت اتهام به سوی این واحد نه تنها گره گشای مشکلات و بحران های سازمان نخواهد بود، بلکه در دراز مدت سبب تضعیف کیفیت ارتباط بین سازمان و عموم افرادی که با آن سر و کار دارند، می شود.

در شرایط کنونی گمرک و تغییر ریاست کل محترم گمرک جمهوری اسلامی ایران و توجه خاص و نگاه ویژه ایشان به مقوله ارتباطات و روابط عمومی و حضور نیروی جوان و با انگیزه در مسند مدیرکل حوزه ریاست کل و روابط عمومی گمرک ایران ، این امید می رود علیرغم برگزاری مراسم روز روابط عمومی و حضور کم فروغ و عدم توجه بسیاری از مدیران گمرکات کشور به روابط عمومی مجموعه خود، در انتظار روزهای بهتر و شاداب تر در مجموعه روابط عمومی گمرکات باشیم که در حقیقت روابط عمومی، حافظ منافع دستگاه مربوطه و مردمی است که با آن سر و کار دارند.

منصوره درویش – کارشناس روابط عمومی

نوشته شده توسط: akhbar